Yönetim Bilgi Sistemi ve Uygulamaları

Başarılı bir stratejik kontrol ve organizasyonun idaresi için kurumun faaliyetleri ile ilgili, geçerli, güncel ve güvenilir bilgi toplanmasına ihtiyaç vardır.

Ercan Caner, Sun Savunma Net, 14 Aralık 2019

Bilgi ve iletişim teknolojilerinin yaygın şekilde kullanılmaya başlandığı bir dönem olan 21. yüzyıl, toplumsal, ekonomik, siyasal, kültürel ve teknolojik değişimleri de beraberinde getirmiş ve yükselen rekabet, bilginin önemini büyük ölçüde artırmıştır. Geleceği planlayan, sonuç odaklı ve olayları önceden yönlendirebilen bir yönetim yaklaşımının başarılı olabilmesi için kurumun muhasebeden insan kaynaklarına kadar bütün birimlerini ve fonksiyonlarını birbirleriyle ilişkilendiren, performans yönetiminin ihtiyaç duyduğu veri setlerini oluşturan, sağladığı bilgi birikimi ile kurumsal hafızayı teşkil eden bilgi sistemlerine ve yöneticilerin bu sistemleri kullanarak kurumsal faaliyetleri izlemesine ve değerlendirmesine imkân sağlayan, karar almalarına yardımcı olan bilgileri oluşturan yönetim bilgi sistemlerine ihtiyaç duyulmaktadır.

Bilginin Tanımı ve Çeşitleri

Veri ile ne yapılması (ne zaman ve nasıl) gerektiğinin bilinmesi şeklinde tanımlanan[1] bilgi kavramı çoğu kez enformasyon ile eş anlamlı olarak kullanılmaktadır. Ancak birbirleri ile yakından ilişkili olan veri, enformasyon ve bilgi kavramları arasında temel farklılıklar vardır. Veri, “bilgi işleme sürecinin temel hammaddesi olarak ve çeşitli sembol, harf, rakam ve işaretlerle temsil edilen, ham, işlenmemiş gerçekler ya da izlenimler”[2] olarak tanımlanmakta ve enformasyon ile bilginin altyapısını oluşturmaktadır. Veri, genelde tek başına bir anlam ifade etmediğinden, karar vermek adına yeterli ve güvenilir temel oluşturmaz. Veri yapılandırılmamış, sınıflandırılmamış, ilişkilendirilmemiş ve hemen bir anlam verilemeyen enformasyon (haber/malumat) kırıntısı, olgularıdır[3]. Birden fazla veri bir araya getirilip işlenmek suretiyle birtakım sonuçlar çıkarılmasına yarayabilir. Enformasyon, bir amaca yönelik olarak organize edilmiş verilere denir. Verilere değer ekleyip enformasyona dönüştürmek için kullanılan yöntemler aşağıdadır:[4]

• Amaca yönelme: Veriler amaca uygun olarak toplanır.
• Kategorize etme: Veriler analize uygun birimlerine ya da temel bileşenlerine göre kategorize edilir.
• Hesaplama: Veriler matematiksel ya da istatistiksel olarak analiz edilir.
• Düzeltme: Veriler hatalardan arındırılır.
• Özetleme: Veriler kısa ve öz görünecek şekilde özetlenir.

Enformasyon ve bilgi arasındaki temel fark; bir olguya ait bir şeyler bilmenin enformasyonu, o olgunun bir dış etkene karşı nasıl bir davranış göstereceğini varsaymanın veya söz konusu enformasyonu yeni bir fikre (yeni bir ürün, kurumsal değişim, strateji) dönüştürmenin de bilgiyi ifade etmesidir. Bilginin elde edilme süreci, veri toplama, veriden anlamlı sonuçlar veya ilişkiler çıkararak enformasyonu oluşturma ve enformasyon üzerine katma değer yaratma olarak özetlenebilir. Elde edilen veriler yukarıda belirtilen yöntemlerle öncelikle enformasyona, müteakiben de bilgiye dönüştürülürler.

Bilgi Teknolojileri

İçinde yaşadığımız çağ, neredeyse tüm alanlarda köklü değişimlerin olduğu ve bunun da özünde çok hızlı ilmi ilerlemelerin bulunduğu bir çağdır.[5] Bilginin toplanmasında, işlenmesinde, depolanmasında, ağlar aracılığıyla bir yerden bir yere iletilmesinde ve kullanıcıların hizmetine sunulmasında yararlanılan, iletişim ve bilgisayar teknolojilerini kapsayan bütün teknolojiler “bilgi teknolojisi” olarak adlandırılabilir.[6]

Bilgi teknolojisini; bilginin üretilmesi, toplanması, biriktirilmesi, işlenmesi, yeniden elde edilmesi, yayılması, korunması ve bunlara yardımcı olan araçlar ola­rak tanımlayabiliriz. Bunlar her alan için geçerlidir. Burada araç-gereç değil, insanın önemi ve bu teknolojiyi oluşturmak için belirlenen hedefler vurgulanmaktadır.
Karmaşık ve yarışmacı bir dünyanın üyesi olan insan, yaşamda kalmak ve varlığını sürdürebilmek için önemli nitelik ve nicelikte bilgiye ulaşma, bilgiyi kullanma, kısacası bilgiye sahip olma gereksinmesi içindedir. İnsanın bu gereksinmesini gidermede en önemli sorun, bilginin nasıl elde edileceği, nasıl dağıtılacağı ve nasıl saklanacağıdır. Bu da bilgi teknolojilerinin hızla gelişmesinin en önemli nedenini oluşturmaktadır. [7]

İnsanlık tarihinin son üç yüz yılına damgasını vuran endüstri çağının sona ermesine ve “bilgi toplumu” olarak adlandırılan yeni bir çağa girilmesine bilgi teknolojilerindeki hızlı gelişimin sebep olduğu açıktır. Bilgi teknolojilerinin iki ana ve ayrılmaz bileşeni, yazılım[8] ve donanımdır[9]. Malzeme teknolojisindeki gelişim, sistemlerin donanım ve paralelinde yazılım yeteneklerini, kapasite ve hız açısından geçmişte hayal bile edilemeyecek seviyelere taşırken donanımların fiziksel boyutları da benzer şekilde küçülmüştür. Internet ve mobil iletişim şebekeleri ile ulaşılması istenen bilgiye veya kişiye olan mesafe, iletişim kurmak için seçilen cihaz ile aradaki mesafeye inmiştir. Kablosuz ağların yaygınlaşması ile sınırsız erişimin önünde neredeyse hiç engel kalmamıştır.

Bilgi akış hızının artması ve internete erişimin kolaylaşması ile bilgi paylaşımı da artmıştır. Bu doğrultudaki değerlendirmelerden biri de, dünyanın en büyük yazılım şirketinin kurucusu olan Bill Gates’in bilgisayar kullanmanın temel faydasını “bilgi paylaşımı” olarak tanımlamasıdır[10]. Bill Gates bilgi paylaşımı hakkındaki görüşünü, “Bilgiyi paylaşabilme düşümüz en başından beri bizimle birlikteydi. Bu düşümüz her zaman vardı.” şeklinde ifade etmiş ve bilgi teknolojilerinin bugün gelmiş olduğu noktanın bu amaç temelinde gerçekleştiğini belirtmiştir.

Sistem Kavramı

Sistem; nesneleri, fikirleri ve amaçları işleyen bileşenlerin oluşturduğu bir mekanizma olarak tanımlanabilir. Günlük yaşantıyı kolaylaştıran çoğu unsurun adlandırılmasında kullanılan sistem sözcüğü, fiziksel öğeler ile sınırlı bir kavram değildir. Sistemin niteliğinden bağımsız olmak üzere, her sistemde girdiler işlenir ve ürün elde edilir. Sistem bileşenlerinin ara ürünleri olsa da sonuçta son ürün esas alınmaktadır. Genel bir sistem modelinde giriş, işleme ve çıkış bölümleri vardır[11].

Bilgi Sistemleri

Günümüzde, gelişen bilgi teknolojilerini etkin kullanabilen, bilgi akışını sağlıklı, doğru ve kapsamlı bir şekilde alabilen, bu bilgiyi doğru ve zamanında kullanabilen kurumlar rekabette üstünlük sağlamaktadır. Kurumlarda kurulan bilgi sistemleri kurumları bilgi tabanlı duruma getirmiş ve kurum yapılarında önemli ölçüde dönüşümlere neden olmuştur. Gerçekleşen bu dönüşüm ile katılımcı yönetim anlayışı yaygınlaşmış ve kurumsal kademe sayısı azalmıştır. Bilgiye kolay erişim sonucu karar verme süreci kısalmıştır.

Bilgi sistemleri, “Bir kurumda kontrol ve karar mekanizmalarına destek olmak için gerekli bilgileri toplayan, depolayan, dağıtan, etkileşimli olarak çalışan donanım ve yazılımların bütünü” olarak tanımlanabilir. Kurumun her eylemi bilgi üretir ve ürettiği bu bilgiyi kullanır[12]. Bu bilgi, hem çevresel, hem de üretim süreci girdi ve çıktılarına ilişkin verilerin işlenerek değerlendirilmesi sonucu elde edilir. Bu sürece “veri işleme” ya da “bilişim” süreci diyebiliriz. Bilgi sistemi ile ilgili bir nokta da, bilginin kullanımı ve niteliği, ya da kalitesidir. Bilgi sistemlerinin başarısının, sistemi kullananların memnuniyeti ile ölçülebileceği değerlendirilmiştir

• Bilgi sistemlerinin başarılı olması, o sistemi kullananlara ve yönetimin desteğine bağlıdır.
• Bilgi sistemlerinin gelişiminde faydalı teknikler ve metotlar, ancak sistemin etkin şekilde algılanması ve iletişim ortamının sağlanmasıyla tesis edilebilir.
• Bilgi sisteminin etkinliği, bilgi sistemini yöneten yöneticinin, bilgiyi kaynağından, kullanıcısına ulaşıncaya kadar geçen süreç boyunca koordine etmesine bağlıdır.

Bilgi sistemlerinin etkin çalışıp çalışmadığını gözden geçirip, mevcut sistemi yenileme ya da tamamen değiştirme kararı almak için kurumların aşağıdaki problemleri değerlendirmesi gerekir:

• Yöneticiler, bulundukları seviyeye uygun olmayan, fazla detaylı ve zaman alan raporlarla karşı karşıya kalırlar. Bazen daha alt seviyede çalışan personele gitmesi gereken bilgi, üst yönetime gelmekte, bu da otoritenin yeniden tayin edilmesi gereğini doğurmaktadır.
• Yöneticiler bazen yanlış yorumladıkları veya anlamadıkları raporlar alırlar.

Bu duruma çoğu zaman raporda kullanılan terminolojinin karmaşık olması neden olmaktadır. Raporlarda bilginin özet olarak sunulması çok önemlidir.

• Yöneticilerin aldığı rapor sayısı, diğer bir deyişle bilgi miktarı fazla ve zaman alıcı olmaktadır. Gereksiz bilgi, yöneticilerin yönetim etkinliğini azaltır ve kuruma maliyet olarak yansır.[13]

Bilgi Yönetimi

‘Bilgi dairemiz genişledikçe, bilgiyi saran çemberin çevresi de genişlemektedir.’[14] Albert Einstein

Bilgi toplumunun en önemli özelliklerinden bir tanesi hazır bilgilere erişebilme imkânının olmasıdır. Enformasyon teknolojisindeki hızlı gelişme, üretim için her türlü bilgi akışını hızlandırıp kolaylaştırdığı gibi zaman ve mekân kullanımında sağladığı avantajlarla, üretimde etkinlik ve verimlilik artmıştır.[15]

Bilgi toplumunda teorik bilgiyi piyasada ürünlere ve hizmetlere başarılı şekilde dönüştürenler ile eğitim, araştırma-geliştirme faaliyetlerine en çok yatırımı yapan toplumlar ya da firmalar sosyo-ekonomik gelişmede çok hızlı ilerleme kaydetmektedirler.[16]

Günümüzde stratejik kaynak olarak kabul edilen bilgiye erişim, bilgi teknolojilerinin sağladığı imkânlarla kolaylaşmıştır. Ancak, kurumların öncelikle kendi bünyeleri içinde yarattıkları bilgiye tam olarak hâkim olmaları gerekmektedir. Bu bilgi, muhasebe, finansman, üretim, yürütülen projelere ve personele ilişkin bilgiler olabilir. Bilgi yönetiminin temel amacı “örtük” bilginin “açık-erişilebilir” bilgiye dönüştürülmesi olarak tanımlanabilir. Temel amaç, bilgiyi üretken kılmak, entelektüel sermayenin kurum içerisinde en verimli biçimde kullanılmasını, bilimsel olarak yaratılan bilginin kurumsal alana transferini ve bilgiyi kurumun verimine katkı yapacak kişilere en uygun biçimde ulaştırmayı sağlamaktır[17]. Örtük bilginin açığa çıkarılması, kurum için önemli ve kritik olan bilginin kurum dışına çıkmasını önler. Bilgi yönetimi; bilginin elde edilmesi, kullanılması, paylaşılması, depolanması ve yenilenmesi süreci olarak tanımlanabilir[18].

Bilgi yönetimi; iş birliği, bilgi paylaşımı ve birbirinin fikirlerini kullanma ve üzerine katma değer yaratma temeli üzerine kurulu olduğu için kurum kültürü ile yakından bağlantılıdır. Bilgi paylaşımı uygulamalarına çalışanlar açısından bakıldığı zaman, bireylerin takım çalışmaları da dâhil olmak üzere çalışma ortamında sahip oldukları bilgiyi paylaştıkları zaman kendilerini önemsiz hissettikleri ve rekabet ortamından dolayı bilgi paylaşımına karşı direnç gösterdikleri gözlemlenmektedir. Bu direncin kuruma, kaynak kullanımı ve tecrübelerin aktarılması açısından olumsuz yansımaları olmaktadır. Kurumlar arası ilişkilerde de bilgi sahipliği ve paylaşımı çatışma yaratan bir konudur.

Yönetim

Yönetim; planlama organizasyon, koordinasyon, denetleme işlevlerinin bir arada icra edilmesidir. Belirlenmiş hedeflere belirli kaynaklar ile ulaşmak olarak da tanımlanan yönetim, temelde bir amacın gerçekleştirilmesi için kaynakların koordinasyonudur. Yönetim, insanlar aracılığıyla iş yapma sanatı olarak da tanımlanmıştır. Yönetim, amaçlara yönelik beşerî ve psiko-sosyal özellikleri olan bir süreçtir.

Yönetimin bir süreç olarak, kabul görmüş daha geliştirilmiş bir tanımı ise “işletmenin (örgütün), elindeki kaynaklarını planlayarak, organize ederek, yürüterek ve kontrol ederek, diğer insanlar aracı ile etkili ve verimli bir şekilde kullanması ve amaçlarını gerçekleştirmesi süreci” şeklinde yapılanıdır.[19]

Üst yöneticinin görevi, çalışanlarını, kurumun birimlerini yönlendirmektir. Birimlerin performansı kendi içerisinde ne kadar iyi olursa olsun, kurumun görevlerini etkin bir şekilde yerine getirebilmesi için üst yöneticinin yönlendirmesi büyük önem taşımaktadır. Bir amacın gerçekleştirilebilmesi için yararlanılacak bütün unsurların uyumlu bir şekilde yönlendirilmesi gerekmektedir. Başarılı bir yönetimin bir başka ifadesi olan yönetsel etkinliğe; çalışanlar arasında amaç birliği, iş birliği ve paylaşımın sağlanması ile ulaşılabilir. Yönetimin temel amacı kurumsal etkinliği ve verimliliği artırmaktır.

Öte yandan yönetici yaptığı işin gereği olarak aynı anda pek çok sorunu birlikte düşünmek zorundadır. Gerçek iş hayatında sorunların birbiri ardı sıra düzenli bir şekilde gelmemesi, yöneticinin sistemler yaklaşımını esas almasını zorunlu kılmaktadır.[20]

Stratejik Yönetim

Stratejik yönetim; kurumun dış çevresiyle olan ilişkilerinin düzenlenmesi, kurumsal vizyon ve kurumu vizyona ulaştıracak stratejik amaç ve hedeflerin belirlenmesi, stratejik hedeflere ulaşmak için yapılacak işlerin planlanması, koordinasyonu ve kontrol edilmesi süreci olarak tanımlanabilir[21]. Stratejik yönetim, geleceğe yönelik kararlar alınmasında kullanılan bir yönetim tekniğidir. Stratejik yönetimin amacı, kurumun gelecekteki performansının artırılması, karlılık ve verimliliğinin yükseltilmesidir.

Stratejik yönetimin dört temel özelliği vardır:

• Hedefler doğrultusunda yön birliği
• Karar vermede paydaşların çoklu katılımı
• Kısa ve uzun vadeli perspektiflerin bütünleşikliği
• Verimlilik ve etkililik arasındaki denge

Stratejik yönetim işletmenin genelde günlük ve olağan işlerinin yönetimi ile değil işletmenin “uzun dönemde yaşamını sürdürebilmesini mümkün kılacak, ona rekabet üstünlüğü ve ortalama kâr üzerinde getiri sağlayabilecek” işlerin yönetimiyle ilgilidir.

Stratejik yönetim sürecini “işletmenin uzun dönemde yaşamının devam ettirilmesine ve sürdürülebilir rekabet üstünlüğü sağlamasına yönelik bilgi toplama, analiz, seçim, karar ve uygulama faaliyetlerinin tümü” olarak tanımlayabiliriz.

Stratejik yönetim süreci “stratejik bilinç”e sahip olmakla başlar. Stratejik bilinç işletmelerde bulunan yöneticilerin;

• Kurumların ve rakiplerinin sürekli olarak çeşitli stratejiler ürettiği ve uyguladığını,
• Bu stratejilerin nasıl daha etkili olarak geliştirilebileceğini,
• Değişim için çevresel fırsat veya tehditlerden nasıl yararlanabilineceğini anlayabilme ve bu konularda kafa yormaları anlamındadır.[22]

Modern görüş açısından stratejik yönetim: “işletmenin uzun dönemde yaşamını devam ettirebilmek, ona sürdürülebilir rekabet üstünlüğü ve dolayısı ile ortalama kâr üzerinde getiri sağlayabilmek amacıyla, eldeki üretim kaynaklarının (doğal kaynaklar, insan kaynakları, sermaye, altyapı, hammadde, v.s.) etkili ve verimli olarak kullanılması” olarak tanımlanabilir.[23]

İyi Yönetişim

Yönetişim, bir toplumsal-politik sistemdeki ilgili bütün aktörlerin ortak çabalarıyla elde edilen sonuçların oluşturduğu yapı ya da düzen olarak tanımlanmaktadır.[24]

Özel sektörün rekabetçi yapısı ve kaydettiği ilerlemeler, kamu yönetimi anlayışına ve bürokratik yapılarda köklü bir yeniden yapılanmayı gündeme getirmiştir. İyi yönetişim kavramı ilk kez Dünya Bankasının 1989 Dünya Gelişme Raporunun takdim kısmında “özel sektör girişimleri ve piyasa mekanizmaları önemlidir, ancak bunların iyi yönetişim ile el ele gitmesi gerekir”[25] şeklinde ifade edilmiştir. Raporda yer alan iyi yönetişimin özü hakkındaki temel unsurlar:

• Katılımcı ve paylaşımcı bir anlayış,
• Ön alan ve gelecek yönelimli bakış,
• Sonuç ve hedef odaklılık,
• Müşteri odaklılık olarak sıralanabilir.

İyi yönetişim kavramı; şeffaflığın sağlanması, sorumluluk, etkinlik, tarafsızlık ve katılım gibi konulara vurgu yapmaktadır. Dünya Bankası, projelerin yapılma ve uygulanmasında paydaşların (stakeholders) katılımının sağlanması durumunda, katılım sağlanmayan projelere göre daha başarılı sonuçlar elde edildiğini belirtmektedir.

Karar alımına ve uygulamasına katılım, paydaşların projeyi sahiplenmesini ve projenin başarılı olmasını sağlamaktadır. Alınan kararların paydaşlar tarafından benimsenmesi, başarı veya başarısızlığın da aynı şekilde paylaşımını getirmektedir.

Yönetimde Bilgi

Yönetim için yapılan birçok tanım olmasına rağmen günümüzde yaygın olarak ‘’başkaları vasıtasıyla iş görmektir’’ tanımı kabul görmektedir.[26]

Bilgi’yi, toplanan verilerin, kullanan için anlam taşıyan ve yarar sağlayan hale gelmiş biçimi olarak tanımlayabiliriz.  Veri’ler ise çevrede bulunan, kendi kendine anlam ifade etmeyen çeşitli birikim ve oluşumlardır. [27]

Yönetimde bilgi, belirli amaçlara ulaşmak veya belirli bir anlayışı geliştirmek için verilerin ya da ham bilgilerin bir işlem sonucunda yöneticilere yararlı olacak bir biçime sokulmuş şeklidir. Bu tanımdan bilginin bir dönüşüm sürecinin sonucu olduğu görülmektedir. Yönetsel bilgi sağlamanın en önemli kaynağı, deneyimlerdir.

Ancak, teknolojik tasarımların, yasal düzenlemelerin ve yönetsel prosedürlerin sürekli değişim içinde olduğu günümüzde deneyim klasik önemini yitirmiştir. Hammaddenin bir üretim süreci sonunda ürün haline dönüştürülmesine benzer biçimde, veri ya da işlenmemiş bilgiler de veri işleme süreci sonucu bilgiye dönüştürülebilir. Veri işleme süreci sonunda elde edilen bilgi de yerinde kullanılmayıp, yönetim faaliyetleri ve karar almayı desteklemedikçe bir değer kazanmayacaktır.[28]

Bilgi Toplumu

Bilgi toplumu, yeni temel teknolojilerin gelişimiyle bilgi sektörünün, bilgi üretiminin, bilgi sermayesinin ve nitelikli insan faktörünün önem kazandığı, eğitimin sürekliliğinin ön plana çıktığı, iletişim teknolojileri, bilgi otoyolları, elektronik ticaret gibi yeni gelişmeler ile toplumu ekonomik, sosyal, kültürel ve siyasal açıdan sanayi toplumunun ötesine taşıyan bir gelişme aşaması olarak tanımlanabilir.[29]

Bilgi ve iletişim teknolojilerindeki yenilikler, ekonomik ve sosyal yaşamın her alanını ve toplumun bütün kesimlerini etkisi altına almış; kamu yönetimi yaklaşımlarını, iş yapma usullerini ve bireylerin yaşamlarını derinden etkilemiştir. 21. yüzyıla şimdiden damgasını vuran bu teknolojiler; enformasyon yaratılmasının, işlenmesinin, dağıtılmasının ve kullanılmasının en önemli ekonomik ve kültürel etkinlik olduğu, “bilgi toplumu” olarak adlandırılan yeni bir toplumsal yapıya zemin oluşturmuştur. Bilgi toplumu, aynı zamanda, bilgi çağını yaşayan, gelişmiş ülkelerin ulaştıkları yaşam standardını tanımlamak amacıyla kullanılan bir kavramdır.[30]

Bir ülkenin gelişmişlik düzeyi, eskiden ürettiği çelik ve enerji miktarı ile ölçülürken artık; enformasyon teknolojisini oluşturan mikro elektronik, telekomünikasyon ve bilgisayar teknolojilerinin imkânları ile elde edilen, işlenen, iletilen, saklanan, bilgi miktarı ile ölçülmeye başlanmıştır.[31]

Bilgi güçtür, kuvvettir. Ancak bilgi toplumunda ise bilgi aynı zamanda toplumun gelişme potansiyelini taşıdığından stratejik kaynak haline gelmiştir.[32]

Bilgi toplumları, bilginin katma değer yaratma aracı olarak kullanıldığı, kararların bilgi temeline dayalı olarak verildiği, katılımcılığın ve uzmanlığın esas alındığı toplumlardır. Bilgi toplumlarında kamu hizmetlerinin, vatandaşlar ve iş dünyasının ihtiyaç ve beklentilerine uygun olarak, bilgi ve iletişim teknolojilerinin de yardımıyla etkin, hızlı, kaliteli, sürekli, güvenilir, şeffaf ve bütünleşik şekilde sunulması; kamu iş süreçlerinin verimli tasarlanması, kurumlar arası işbirliği yeteneğine ve ortak vizyona sahip, bilgiye dayalı kamu yönetimi anlayışının yerleştirilmesi esastır.

Yönetim Bilgi Sistemi

Yönetim olayının bilimsel olarak ele alınmaya başlandığı sanayi devriminden bugüne kadar yapılan bilimsel çalışmalar, bu çalışmaların amacı, vurgusu, analiz birimi, sonuçları vs. gibi açılardan değerlendirilmesi ile ortaya çeşitli yönetim ve organizasyon teorileri veya yaklaşımları çıkmaktadır.[33]

Veriyi çabuk ve ekonomik bir şekilde işlerken, yönetim bilgi sistemi yöneticiye, karar alma aşamasında kullanacağı bilgileri özetleyen ve seçen ek bir basamak oluşturur. Örneğin ücret bordrosunu işlerken fazla mesai ödemelerinin toplam tutarını belirlemede ya da her bir bölümün çalışma günlerini analiz etmede fazladan küçük bir bilgisayar işlemi gerekmektedir.[34]

Bir kurumun amaçladığı başarı düzeyine tutarlı ve planlı bir şekilde ulaşması için etkin bir stratejik kontrol mekanizmasına sahip olması gerekmektedir. Başarılı bir stratejik kontrol için kurumun faaliyetleri ile ilgili, geçerli, güncel ve güvenilir bilgi toplanmasına ihtiyaç vardır. Bu bilgi ihtiyacını karşılayan sistemler yönetim bilgi sistemleri olarak adlandırılmaktadır. Yönetim bilgi sistemi, “bir kurumun işleyiş, yönetim ve karar verme işlevlerini desteklemek üzere bilgi sunan, bütünleşik insan-makine sistemi”, veya “bir kurumun geleceğine yönelik bütün hedeflerini gerçekleştirmeyi amaçlayan, kararların verilmesi için gerekli olan bilgileri elle, bilgi sistemleri ile ya da her ikisiyle birlikte işleyen sistem” olarak tanımlanabilir.

Sistem; analiz planlama, kontrol ve karar verme modelleri kullanarak, veritabanı ve diğer bilgi teknolojisi ürünleri üzerinden yöneticilere ve personele çalışma alanları ile ilgili raporlar sağlamalıdır. Sistemin salt bir bilgi teknolojisi ürünü olarak ele alınıp teknolojisine veya karmaşıklığına odaklanılması hatalı bir yaklaşım olacaktır. YBS kavramının özünü, sistematik ve tutarlı bilgi sağlamak amacı oluşturmaktadır. Bilginin iletilmesinde kullanılacak araçlar, bilgi sistemlerinin yanı sıra kurumun düzenleyeceği sosyal faaliyetler bile olabilmektedir.[35]

Yönetim Bilgi Sistemi Kurulumu

Daha çok işletmeler tarafından, mali yönetim ve muhasebe alanlarında kullanılan bilgi sistemleri, 90’lı yıllarda donanım ve yazılımların çeşitlenmesi ve gelişmesi karşısında, mali alanlar dışında da yönetim desteği sağlar hale gelmiştir. Öte yandan, internet teknolojilerinin bütün dünyada popüler hale gelmesi ve haberleşme altyapılarındaki iyileştirmeler, şirketler için bilgi yönetimini önemli bir rekabet avantajı sağlayan faktör haline getirmiştir. Bu çerçevede, bilgiyi yönetmek üzere geliştirilmiş birtakım uzman sistemler, teknolojik alanda ortaya çıkan yeniliklerin de kullanılmasıyla, stratejik süreçleri destekleyen yönetim bilgi sistemleri haline dönüşmüştür.[36]

Yönetim Bilgi Sistemi kavramını oluşturan üç sözcük, kurulum stratejisi hakkında ipuçları vermektedir. “Yönetim” kelimesi; yöneticilere yönelik bir araç olması gerektiğini, “bilgi” kelimesi, sistemin özünün bilgi olduğunu, bu nedenle doğru ve güncel bilgi akışının sağlanmasının önemini; “sistem” kelimesi de çözümün bütüncül bir sistem anlayışı içinde oluşturulması gerektiğini anlatmaktadır. Sistem; girdiler alıp çıktılar oluşturan, organize bir dönüşüm süreciyle ortak bir amaca yönelik, beraber çalışan ve birbirine bağlı parçalar topluluğudur.[37]

Sistemin elemanları girdi, süreç, çıktı, geri besleme ve denetimdir. Herhangi bir kurum için tasarlanması düşünülen YBS etüdünün başlangıcında kurumun bilgi sistemini ifade eden bilgi akışını dikkate almak gereklidir. Daha fazla bilginin daha iyi yönetim anlamına geldiği söylenemez. Üst yönetime kurum içindeki diğer yöneticilerden, yaptıkları faaliyetler konusunda güncel bilgi sağlanması, kurumun daha yüksek bir performans göstermesi için yeterli değildir. Bilgi, karar ve faaliyetler arasında uyumlu bir ilişkinin olması gereklidir.[38]

Yönetim Bilgi Sistemlerinin Diğer Sistemlerle İlişkisi

YBS, yönetimde ihtiyaç duyulan bilgiyi, kurumdaki diğer bilgi sistemlerinden derleyen ve raporlayan bir yapıdır. Yapısı gereği, önceki bölümde bahsedilen, veri sağlayan bütün bilgi sistemi öğeleri ile ilişki içerisindedir. YBS çıktıları, genelde ekran üzerinden takip edilen e-formlar ve basılı çıktı alınabilen raporlar olmak üzere iki şekilde düzenlenir. Hazırlanan raporların paket ofis yazılımlarına aktarılabilmesi, sistemle tanımlı olmayan ancak acil olarak ihtiyaç duyulabilecek rapor ihtiyaçlarının karşılanabilmesi için kolaylık sağlayacaktır.

Yönetim Bilgi Sistemlerinden Rapor Alınması

YBS’ de günlük ve dönemsel işlemlere ilişkin birçok bilgi takip edilir, uygun biçeme getirildikten sonra yönetim seviyelerine raporlar ve e-formlar aracılığıyla sunulur. Farklı sınıflarda olan bilgilerin sunum şekli de farklı olmalıdır. Günlük veya haftalık olarak takip edilmesi gereken göstergelerin hazırlanacak e-formlar aracılıyla ekrandan; değişimi aylık ve daha uzun zaman aralıkları ile olan dönemsel göstergelerin ayrı bir e-formun yanı sıra dönemsel raporlardan takip edilmesi; tanımlanan değer aralığının dışına çıktığı zaman görülmesi gereken verilerin her raporda veya formda yer alması yerine, sadece gerektiği zaman çevrim içi uyarılar ile yöneticinin dikkatine sunulması uygun olacaktır.[39]

Üst yönetime yönelik kritik başarı faktörlerinin temel alındığı performans göstergelerinin, bir ekrana sığacak e-form şeklinde tasarlanması takip kolaylığı sağlayacak, yöneticilerin istedikleri raporlara, parametrik raporlama araçları ile astlarına başvurmadan ulaşabilmesi, sağladığı zaman tasarrufu ile stratejik yönetimin önünü açacaktır. YBS’ ye karar verme işlevleri de aktarılabilmektedir. Modellere uygulanarak çözümlenebilen kararlar genellikle alt seviye yöneticilerin aldığı satın alma gibi basit ve tekrarlanan operasyonel kararlardır. Bunun yanında, karmaşık özellik taşıyan kararların da modellenmesi mümkündür.[40]

Sonuç

Kaynakların kullanımında etkinlik ve verimliliğin sağlanması amacıyla; kurumsal süreçlerin oluşturularak somut amaç ve hedefler temelinde performansın ölçülmesi; geleceğin planlandığı, performans ve sonuç odaklı, hesap verme sorumluluğu taşıyan stratejik yönetim yaklaşımı günümüzde artık bir zorunluluktur. Bütün organizasyonların hedeflerine tutarlı ve planlı bir şekilde ulaşabilmesi ve yönetimdeki bu yeni yaklaşımın başarılı olabilmesi için organizasyonların etkin stratejik kontrol mekanizmalarına sahip olmaları gerekmektedir. Başarılı bir stratejik kontrol ve organizasyonun idaresi için kurumun faaliyetleri ile ilgili, geçerli, güncel ve güvenilir bilgi toplanmasına ihtiyaç vardır. Bu bilgi ihtiyacını karşılamak için bilgi çağının bütün avantajlarından yararlanmak, entelektüel sermayenin kurum içerisinde en verimli biçimde kullanılmasını ve bilginin dolaşımını sağlamak, yöneticilerin kurumsal faaliyetleri izlemesine ve değerlendirmesine imkân sağlayacak, karar almalarına yardımcı olacak bilgileri oluşturmak gerekmektedir.

KAYNAKLAR

ANUMBA, Chimay J. “Knowledge Management”, Eğitim Notları, ODTÜ SEM, 2006

ÇAPAR, B. “Bilgi Yönetimi: Nasıl Bir İnsan gücü?”

Dünya Bankası, “Sub-Saharan Africa: From Crisis To Sustainable Growth”, 60, VII, Washington, 1989.

DUNCAN, P. “The Impact of IT on Small Legal Practices in Scotland.

GATES, Bill, “Dijital Sinir Sistemiyle Düşünce Hızında Çalışmak”, 1999

GÜRZUMAR Ahmet, “Yönetim Bilgi Sistemi ve Savunma Sanayii Müsteşarlığında Uygulamaları”, Ankara, Eylül 2006.

KARATAŞ Muhammed, Bilgi Üretimi ve Eğitimin Sosyo-Ekonomik Gelişmedeki Önemi, Celal Bayar Üniversitesi, Yönetim ve Ekonomi Dergisi, Cilt 8, Sayı 2, Manisa, 2001.

KOÇEL Tamer, İşletme Yöneticiliği, İstanbul, 2011.

ÖĞÜT, A. “Bilgi Çağında Yönetim”, Ankara, Nobel yayın dağıtım, 2001

ÖZER, M. Akif, Yönetişim Üzerine Notlar, Sayıştay Dergisi, Sayı 63,

R, Ömer, “Stratejik Yönetim ve İşletme Politikası”, Beta Yayınları, İstanbul, 1998

ÜLGEN Hayri, MİRZE S. Kadri, İşletmelerde Stratejik Yönetim, İstanbul, 2010.

http://aydinerceis.wordpress.com/2011/06/19/bilgi-ve-enformasyon-uzerine-bir-deneme/

http://dergi.sayistay.gov.tr/icerik/der65m14.pdf

http://www.farukcubukcu.com/images/docs/yonetimbilgisistemleri.htm

http://www.canaktan.org/yeni-trendler/bilgi-toplumu/bilgi_toplumu-ozellik.htm

http://ekutup.dpt.gov.tr/bilim/yucelih/biltek03.pdf

http://www.msxlabs.org/forum/soru-cevap/388905-bilgi-teknolojisinin-sozluk-anlami-nedir.html#ixzz2ExZ6NGhY

[1] ANUMBA, Chimay J., “Knowledge Management”, Eğitim Notları, ODTÜ SEM, 2006

[2] ÖĞÜT , A., “Bilgi Çağında Yönetim”, Ankara, Nobel yayın dağıtım, 2001

[3] http://aydinerceis.wordpress.com/2011/06/19/bilgi-ve-enformasyon-uzerine-bir-deneme/

[4] GÜRZUMAR Ahmet, “Yönetim Bilgi Sistemi ve Savunma Sanayii Müsteşarlığında Uygulamaları”, Ankara, Eylül 2006.

[5] KARATAŞ Muhammed, Bilgi Üretimi ve Eğitimin Sosyo-Ekonomik Gelişmedeki Önemi, Celal Bayar Üniversitesi, Yönetim ve Ekonomi Dergisi, Cilt 8, Sayı 2, Manisa, 2001.

[6] GÜRZUMAR Ahmet, “Yönetim Bilgi Sistemi ve Savunma Sanayii Müsteşarlığında Uygulamaları”, Ankara, Eylül 2006.

[7] http://www.msxlabs.org/forum/soru-cevap/388905-bilgi-teknolojisinin-sozluk-anlami-nedir.html#ixzz2ExZ6NGhY

[8] Bir bilgisayarın işe yaraması için gereken ve gerekebilecek programların tümüne birlikte verilen isimdir. Bir başka deyişle; yazılım, bir programlar topluluğudur (ya da bütünüdür.)

[9] Bilgisayarın elektronik/elektromekanik ve mekanik aksamına verilen genel isimdir. Örneğin, bilgisayarın ekranı, klavyesi, bütünleşmiş devre ve transistorları, enerji kabloları, disk/disket sürücüleri, açma-kapama anahtarı, yazıcısı birer donanım unsurudur.

[10] GATES, Bill, “Dijital Sinir Sistemiyle Düşünce Hızında Çalışmak”, 1999

[11] GÜRZUMAR Ahmet, “Yönetim Bilgi Sistemi ve Savunma Sanayii Müsteşarlığında Uygulamaları”, Ankara, Eylül 2006.

[12] DUNCAN, P. “The Impact of IT on Small Legal Practices in Scotland.

[13] GÜRZUMAR Ahmet, “Yönetim Bilgi Sistemi ve Savunma Sanayii Müsteşarlığında Uygulamaları”, Ankara, Eylül 2006.

[14] KOÇEL Tamer, İşletme Yöneticiliği, İstanbul, 2011.

[15] http://ekutup.dpt.gov.tr/bilim/yucelih/biltek03.pdf

[16] KARATAŞ Muhammed, Bilgi Üretimi ve Eğitimin Sosyo-Ekonomik Gelişmedeki Önemi, Celal Bayar Üniversitesi, Yönetim ve Ekonomi Dergisi, Cilt 8, Sayı 2, Manisa, 2001.

[17] ÇAPAR, B., “Bilgi Yönetimi: Nasıl Bir İnsangücü?”

[18] GÜRZUMAR Ahmet, “Yönetim Bilgi Sistemi ve Savunma Sanayii Müsteşarlığında Uygulamaları”, Ankara, Eylül 2006.

[19] ÜLGEN Hayri, MİRZE S. Kadri, İşletmelerde Stratejik Yönetim, İstanbul, 2010.

[20] KOÇEL Tamer, İşletme Yöneticiliği, İstanbul, 2011.

[21] R, Ömer, “Stratejik Yönetim ve İşletme Politikası”, Beta Yayınları, İstanbul, 1998

[22] ÜLGEN Hayri, MİRZE S. Kadri, İşletmelerde Stratejik Yönetim, İstanbul, 2010.

[23] ÜLGEN Hayri, MİRZE S. Kadri, İşletmelerde Stratejik Yönetim, İstanbul, 2010.

[24] ÖZER, M. Akif, Yönetişim Üzerine Notlar, Sayıştay Dergisi, Sayı 63, http://dergi.sayistay.gov.tr/icerik/der63m4.pdf

[25] Dünya Bankası, “Sub-Saharan Africa: From Crisis To Sustainable Growth”, 60, VII, Washington,

1989

[26] KOÇEL Tamer, İşletme Yöneticiliği, İstanbul, 2011.

[27] ÜLGEN Hayri, MİRZE S. Kadri, İşletmelerde Stratejik Yönetim, İstanbul, 2010.

[28] GÜRZUMAR Ahmet, “Yönetim Bilgi Sistemi ve Savunma Sanayii Müsteşarlığında Uygulamaları”, Ankara, Eylül 2006

[29] http://www.canaktan.org/yeni-trendler/bilgi-toplumu/bilgi_toplumu-ozellik.htm

[30] GÜRZUMAR Ahmet, “Yönetim Bilgi Sistemi ve Savunma Sanayii Müsteşarlığında Uygulamaları”, Ankara, Eylül 2006.

[31] http://ekutup.dpt.gov.tr/bilim/yucelih/biltek03.pdf

[32] KARATAŞ Muhammed, Bilgi Üretimi ve Eğitimin Sosyo-Ekonomik Gelişmedeki Önemi, Celal Bayar Üniversitesi, Yönetim ve Ekonomi Dergisi, Cilt 8, Sayı 2, Manisa, 2001.

[33] KOÇEL Tamer, İşletme Yöneticiliği, İstanbul, 2011.

[34] http://www.farukcubukcu.com/images/docs/yonetimbilgisistemleri.htm

[35] GÜRZUMAR Ahmet, “Yönetim Bilgi Sistemi ve Savunma Sanayii Müsteşarlığında Uygulamaları”, Ankara, Eylül 2006

[36] http://dergi.sayistay.gov.tr/icerik/der65m14.pdf

[37] http://dergi.sayistay.gov.tr/icerik/der65m14.pdf

[38] GÜRZUMAR Ahmet, “Yönetim Bilgi Sistemi ve Savunma Sanayii Müsteşarlığında Uygulamaları”, Ankara, Eylül 2006

[39] GÜRZUMAR Ahmet, “Yönetim Bilgi Sistemi ve Savunma Sanayii Müsteşarlığında Uygulamaları”, Ankara, Eylül 2006

[40] GÜRZUMAR Ahmet, “Yönetim Bilgi Sistemi ve Savunma Sanayii Müsteşarlığında Uygulamaları”, Ankara, Eylül 2006